Der Embedded Mailer ist ein einfach zu bedienender Mailing-Client, mit dem man direkt aus dem enaio® Web-Client sowie auch dem enaio® Rich-Client E-Mails versenden kann. Mithilfe von Nachrichtenvorlagen und Platzhaltern ist es möglich, in kurzer Zeit E-Mails zu verfassen und an diese, Dokumente aus dem DMS anzuhängen. Im Vorschaumodus ist es möglich, verfasste E-Mails vor dem Verschicken noch einmal zu sichten und verschiedene E-Mail-Designs zu testen
Wenn man den Embedded Mailer im enaio**®** Web-Client oder im enaio® Rich-Client öffnet, landet man im Editieren-Tab. Hier findet man alle benötigten Werkzeuge, um eine E-Mail zu verfassen und zu versenden
Absender
Beim Absender-Feld lässt sich die Adresse auswählen, von welcher die aktuelle E-Mail abgesendet werden soll. Beim Öffnen des Embedded Mailers wird standardmässig die erste verfügbare Absender-E-Mail-Adresse automatisch eingesetzt
Kopie an Absender
Direkt unter dem Absender-Feld befindet sich das "Kopie an Absender" Kontrollkästchen. Hiermit lässt sich steuern, ob eine Kopie der E-Mail auch an die Absender-Adresse gesendet werden soll
Empfänger
Beim Empfänger-Feld lassen sich eine oder mehrere Empfänger E-Mail Adressen auswählen. Hier kann man entweder E-Mail Adressen aus der Liste der verfügbaren Absendern auswählen oder eine neue, "unbekannte" E-Mail Adresse manuell eintippen. Zusätzlich dient die Texteingabe auch als Suche der verfügbaren E-Mails:
Wenn es für die aktuelle Eingabe keine Treffer gibt, lässt sich die E-Mail Adresse trotzdem als Empfänger hinzufügen, durch drücken der Enter-Taste oder über den "E-Mail hinzufügen: ..." Schriftzug:
Beim Hinzufügen neuer E-Mail Adressen öffnet sich dann folgender Dialog:
In dieser Ansicht hat man die Möglichkeit, eine unbekannte E-Mail-Adresse als Kontakt anzulegen, somit ist beim Verfassen der nächsten E-Mail, der neu hinzugefügte Kontakt in der Schnellauswahl verfügbar
Im Dialog hat man die Wahl, die E-Mail-Adresse als Kontakt hinzuzufügen durch klicken des "Ja" Knopfes, welcher die E-Mail Adresse abspeichert und die Adresse zur Liste der Empfänger der E-Mail anfügt. Eine weitere Option ist, mit dem "Nein" Knopf die E-Mail-Adresse nicht zu speichern und sie somit nur zu der Liste der Empfänger hinzuzufügen ohne sich die E-Mail Adresse zu merken. Zuletzt gibt es die Option "Nicht mehr fragen" womit die E-Mail Adresse auch als Empfänger hinzugefügt wird, der Embedded Mailer sich für die Zukunft aber merkt, bei neuen E-Mail Adressen nicht mehr diesen Dialog anzuzeigen
Wie schaltet man den "Kontakt hinzufügen" - Dialog wieder ein?
Ist der "Kontakt Hinzufügen" - Dialog wieder erwünscht, lässt sich die Einstellung im Embedded Mailer Konfigurationsmenü wieder anschalten:
Cc und Bcc
Cc und Bcc lassen sich direkt unter dem Empfänger-Feld anschalten:
Das Cc und Bcc Feld verhalten sich gleich wie das Empfänger Feld
Nachrichtendesign
Beim Nachrichtendesign Feld gibt es die Möglichkeit, ein E-Mail-Design auszuwählen. Auf welche E-Mail-Designs ein Nutzer zugreifen kann und wie diese aussehen, ist dem Systemadministrator überlassen. Durch drücken auf den blauen "Vorschau" Schriftzug, zu sehen rechts unten im Bild, ist es möglich die aktuelle E-Mail im Vorschau-Tab angezeigt zu bekommen
Immer verfügbar ist das "Nur-Text" Nachrichtendesign, welches die Nachricht als rohen Text einbettet
Vorschau vom Testhausen-Signatur Design
Vorschau vom Nur-Text Design
Nachrichtenvorlage
Unter dem Nachrichtendesign-Feld, befindet sich das Nachrichtenvorlage-Feld. Eine Nachrichtenvorlage besteht aus Betreff und E-Mail-Inhalt. Durch wählen einer Vorlage werden die beiden Felder automatisch befüllt. Ähnlich wie beim Nachrichtendesign ist dem Systemadministrator überlassen, welche Nachrichtenvorlagen der Nutzer verwenden kann und was in den Vorlagen enthalten ist:
Angewendete Beispiel Nachrichtenvorlage
Anmerkung: In dem Moment wo der Nutzer den Betreff oder den Nachrichteninhalt verändert, wird der Wert im Nachrichtenvorlage-Feld gelöscht, da die Vorlage nicht mehr aktiv ist, aufgrund der Änderung vom Nutzer
Betreff und Nachrichteninhalt
Im Nachrichten-Feld ist es möglich Platzhalter zu verwenden, welche dynamisch basierend auf dem derzeitigen Ort in der enaio-Trefferliste ermittelt werden, welche Platzhalter Verfügbar sind, ist durch einen klick auf "Platzhalter" möglich:
Ebenfalls ist es in der Liste an Platzhaltern auch möglich, den Wert mit dem der Platzhalter ersetzt wird durch Klick auf den blauen Schriftzug vom jeweiligen Platzhalter einzusehen. Mit dem Einfügen Knopf ist es möglich, den Platzhalter an die letzte Cursor-Position im Nachrichten-Feld anzufügen
Durch Klick auf "Vorschau" ist dann auch die Auflösung der Platzhalter zu konkreten Werten zu beobachten:
Anhängen von Dokumenten
Durch das anklicken von Dokumenten in der Web-Client/Rich-Client Trefferliste, ist es möglich Dokumente als Anhang im Embedded Mailer hinzuzufügen. Wenn Dokumente in der Trefferliste ausgewählt sind, tauchen diese unter "Anhänge auswählen" auf und können per Klick auf den "Hinzufügen" Schriftzug zur E-Mail hinzugefügt werden:
Wenn ein Anhang hinzugefügt wurde, ist es möglich diesen auch umzubenennen oder wieder zu entfernen
Interne E-Mail
Wenn dieses Kontrollhäkchen gesetzt ist, werden die Anhänge nicht in die E-Mail eingebettet sondern als Hyperlink in der E-Mail-Nachricht angefügt. Durch klicken des Hyperlinks, gelangt man dann per enaio Web-Client zum gewünschten Dokument (dies ist auch Sichtbar im "Vorschau" - Tab)
Möglichst als PDF
Wenn dieses Kontrollhäckchen gesetzt ist, versucht der Embedded Mailer alle Anhänge möglichst als PDF anzuhängen (Dokumente welche nicht als PDF darstellbar sind werden mit nativen Datentyp versendet)
Versenden, Versenden & Ablegen und Verwerfen
In der unteren Leiste des Embedded Mailers, ist es nach dem Verfassen einer E-Mail, möglich diese abzusenden über den "Senden" Knopf, ist es gewünscht die E-Mail am derzeitigen Ort in der Trefferliste abzulegen, lässt sich die E-Mail über "Senden & Ablegen" versenden und anschliessend automatisch im DMS ablegen. Zuletzt gibt es die Möglichkeit, die derzeitige E-Mail mit dem "Verwerfen" Knopf zu löschen und somit alle Felder zu leeren
Der Embedded Mailer signalisiert nach einer kurzen Verarbeitungszeit, ob die E-Mail erfolgreich versendet werden konnte
Anscheinend ist in diesem Fall etwas schief gelaufen, wenn diese Nachricht auftaucht ist es nötig, den Systemadministrator zu kontaktieren, um die Fehlerquelle zu identifizieren (Ungültige Absenderadresse, ungültige Empfängeradresse)
In diesem Fall wurde die E-Mail erfolgreich versendet